Apua ateria- ja elintarvikekuljetushankintojen tekemiseen maaseudun palveluntarjoajille ja hankkijoille

Maaseudun toimijoiden hankintaosaaminen vahvaksi -hankkeen järjestämässä asiantuntijatyöpajassa pohdittiin 18. syyskuuta neuvoja ja keinoja pk-yritysten mahdollisuuksien huomioimiseen ateria- ja elintarvikekuljetushankinnoissa tiukkojen taloudellisten reunaehtojen puitteissa.

Mitä palvelutoimittajien on syytä huomioida?

Julkiset hankinnat vaativat osaamista ja hankintoihin tarttumiseen voi olla iso kynnys etenkin uusille ja pienille kuljetusalan yrityksille. Osaamisen hankkiminen voi kuitenkin olla kauaskantoinen investointi. Hankintaprosessit noudattavat pääpiirteittäin samaa kaavaa ja yksittäistä tarjouspyyntöä ajatellen hankittu osaaminen on hyödyksi myös myöhemmin.

Palvelutoimittajien on hyvä osallistua markkinakartoituksiin ja vuoropuheluun vaikkei olisikaan aiemmin vastannut julkisiin tarjouspyyntöihin. Julkisilla hankkijoilla saattaa olla käytettävissään valtakunnallista perustietoa esimerkiksi kalustotilanteesta ja käytettävissä olevasta ympäristökriteereistä. Toisaalta tieto paikallisten kuljetusyritysten ominaispiirteistä ja vahvuuksista voi sekä auttaa hankkijaa hankinnan kohteen ja vaatimusten määrittelyssä että parhaan palvelumallin miettimisessä.

Jos tarjouspyynnön määrittämä hankintakohde on liian laaja yksittäisen yrityksen hoidettavaksi, palvelutoimittajien on hyvä selvittää muiden toimijoiden kiinnostus ja mahdollisuudet tehdä yhteistyötä tai muodostaa yhteenliittymä tarjouksen jättämistä varten.

Hankkijan perustasoa tiukemmat vaatimukset voivat joskus olla pienelle tuottajalle myös mahdollisuus. Hankintojen kriteerit voivat toisinaan hyödyttää innovatiivisesti toimivia pieniä yrityksiä, jotka haluavat erottua joukosta. Myös laadullisten vertailuperusteiden käyttö voi aikaansaada pieniä tuottajia hyödyttäviä eroja verrattuna pelkän hinnan käyttöön arviointiperusteena.

Mitä elintarvike- ja ateriakuljetuspalveluiden hankkijoiden on syytä huomioida?

Elintarvike- ja ateriakuljetuspalveluiden hankinnat edellyttävät tarkkaa pohdintaa siitä, mitä tavoitellaan, mitä ollaan hankkimassa ja mitä se vaatii. Hankinnan lähtökohtana pitäisi olla kuljetustarpeeseen mahdollisimman hyvin soveltuva palvelukokonaisuus ja kalusto. Maaseudun toimijoiden mahdollisuuksien lisääminen vaatii kuitenkin myös muuta.

Markkinavuoropuhelu on maaseudulla keskeisimpiä tapoja luoda ymmärrystä erilaisista mahdollisuuksista ja haasteista. Hankkijan toteuttaessa vuoropuhelua on syytä välttää tilannetta, jossa kuullaan vain vakiintuneiden toimijoiden sanomaa, sillä on tärkeää saada potentiaaliset uudet palvelutuottajat mukaan. Esimerkiksi sivutoimisten kuljetusyrittäjien osallistaminen voi olla myös hankkijalle arvokasta.

Kattava ja puolueeton markkinavuoropuhelu vaatii aikaa ja siksi hankkijan tavoitteista ja esimerkiksi toivomista ympäristöselvityksistä on syytä viestiä hyvissä ajoin. Isommat hankintakokonaisuudet voivat edellyttää pienemmiltä yrityksiltä yhteistyötä tai yhteenliittymiä, joiden kasaaminen ei tapahdu hetkessä. Hankinnan kohteesta riippuen aikaa voi olla syytä varata jopa useampi kuukausi.

Vaikka hankintaa ei saa hankintalain kiertämiseksi pilkkoa erillisiin osiin, on myös syytä välttää keinotekoisen suuria hankintakokonaisuuksia. Useamman palveluntuottajan käyttö voi synnyttää alueellista elinvoimaisuutta että myös palvella riskien hajauttamisen tarkoitusta.

Ennen kaikkea pelkän tarjouksen jättämisen hallinnollinen taakka ei saa muodostua liialliseksi alan pienille toimijoille. Hankkijoiden on mahdollisuuksien mukaan edellytettävä selvityksiä ja todistuksia vain kilpailutuksen voittajalta, tarjousvaiheessa voi riittää pelkästään tuottajan oma vakuutus.

Pienien kuljetusyritysten mahdollisuuksia voi parantaa myös vaikkapa nostamalla Traficomin maksuttoman vastuullisuusmallin esimerkiksi hyväksyttävästä järjestelmästä osoittaa tieliikenteen kuljetusyrityksen vastuullista toimintaa.

>> www.traficom.fi/fi/vastuullisuusmalli

Maaseutuosaamisen lisääminen auttaa hankkijan ja toimittajien vuoropuhelua

Laadukkaan ja pätevän ateria- ja elintarvikekuljetushankintojen tekemisessä on keskeisessä osassa maaseutuosaamisen lisääminen.

– Tärkeää olisi löytää vastaus esimerkiksi siihen, kuinka suurten hankintayksiköiden maaseutuosaaminen kasvaisi. Maaseudulla eri palvelut ovat voimakkaammin riippuvaisia toisistaan. Esimerkiksi yhden palvelun loppuminen heikentää herkästi muidenkin palveluiden jatkoedellytyksiä. Tämä on yksi tematiikka, jonka hankintayksiköt pitäisi tunnistaa, kertoo Heli Siirilä Vaasan yliopiston Levón-instituutista.

Siirilä toimii projektipäällikkönä Maaseudun kuljetusten ja liikkumisen digiboksi -viestintähankkeessa, joka välittää konkreettista tietoa kuljetusten ja liikkumisen muutoksesta maaseudun pk-yritysten ja muiden maaseudun toimijoiden näkökulmasta sekä edistää yritysten ja maaseudun toimijoiden digitaalisten menetelmien hyödyntämistä.

– Kilpailutuksissa saatetaan mennä ylikunnon puolelle, kun kilpailutuskriteereiksi otetaan lakisääteisten vaatimusten lisäksi liuta erilaisten suositusoppaiden ohjeistuksia.

>> www.vtt.fi/sites/maasdigiboksi

Maaseudun toimijoiden hankintaosaaminen vahvaksi -hanke järjestää eri puolilla Suomea hankintatreffejä, jotka on tarkoitettu ko. alueen pk-yrityksille ja niiden palveluja ostaville julkisille toimijoille, kuntapäättäjille ja hankinnoista päättäville tahoille. Katso tapahtumakalenterista tulevat tilaisuudet.

>> http://maaseudunhankinnat.fi/events/

Teksti: Ellinoora Havaste