Ohjeita tarjoajille

Tarjoajan valmistautuminen tarjouskilpailuun

Tarjoajan valmistautuminen tarjouskilpailuun on erityisen tärkeää varsinkin, kun sähköisiä menettelyjä on tullut käyttöön. Etukäteen voidaan tehdä paljon asioita, jotta kaikki toimet eivät jäisi viimeiseen tarjouspäivään. Erittäin tärkeää on olla selvillä julkisten hankintojen käytänteistä ja olla yhteydessä ainakin oman alueen hankintayksikössä ja -toimessa työskenteleviin henkilöihin. Hankintaprosessi on usean tahon yhteistyötä. Yrittäjien kannattaa tiedustella aktiivisesti, missä mikäkin kunta tiedottaa tulevista hankinnoistaan. Joillakin kunnilla on omat hankintakalenterit nettisivuillaan, toiset ilmoittavat hankinnoista yhteishankintayksikön kautta.

Kansallisen ja EU-kynnysarvon ylittävät hankinnat kestävät suunnittelusta päätökseen jopa yli vuoden, joten suunnitteluun on hyvä varata riittävän pitkä aika. Hankintayksiköt järjestävät markkinavuoropuhelutilaisuuksia hyvissä ajoin ennen varsinaista tarjouspyynnön jättämistä HILMA:n. Tarjoajien mukanaolo niissä on erittäin tärkeää, koska siten heidän tuotteensa ja yrityksensä tulevat tutuiksi hankintatoimijoille. Siten tarjoajien on mahdollista osallistua myös hankinta-asiakirjojen mm. tarjouspyynnön ja sopimusten sisältöön.

Oman toiminnan kehittäminen

Seuraavat linkit ovat tärkeitä tietolähteitä hankinta-asioiden seuraamiseen:

– HILMA, www.hankintailmoitukset.fi
Hankintailmoitukset sivusto on tärkein seurattava. Käy katsomassa se viikoittain, jos et ole hankkinut siihen vahtipalvelua. Hankinoissa kysymysaikaa on usein vain viikko, joten senkin vuoksi HILMA on käytävä katsomassa vaikkapa joka maanantai. Siten ehdit huomioida tarjouspyynnöt, niihin liittyvät tiedotustilaisuudet ja ennakkoilmoitukset.

– Yrittäjäjärjestön hankinta-asiamiespalvelu www.yrittajat.fi/hankintaneuvonta
– Alueelliset hankintakalenterit

– Tarjouspalvelu, https://tarjouspalvelu.fi
– Pienhankintapalvelu, www.pienhankintapalvelu.fi
– Hankinta-Sampo, www.hankintasampo.fi

– Työ- ja elinkeinoministeriö, www.tem.fi > julkiset hankinnat
– Julkisten hankintojen neuvontayksikkö, www.hankinnat.fi
– Markkinaoikeus, www.oikeus.fi/markkinaoikeus > ratkaisut > hankinta-asiat

Tietoteknisen osaamisen vahvistamiseksi:
– Hanki yrityksellesi sähköpostiosoite
– Opettele internetin ja monitoimiohjelmien (Word, Excel) käyttäminen
– Laadi tarjouspohjat, ansioluettelot, referenssit, palvelukuvaukset yms. sähköiseen muotoon
– Tallenna/skannaa yrityksen asiakirjat sähköiseen muotoon (kaupparekisteriotteet, vakuutustodistukset yms.)
– Mieti sähköisen kauppapaikan perustamista tilaamisen helpottamiseksi
– Tuota sähköisiä laskuja

Oman yritystoiminnan kehittämiseksi:
– Seuraa HILMAsta tulevia tarjouspyyntöjä ja tiedotustilaisuuksia sekä katso millaiset tarjoukset ovat menneet läpi.
– Tee tarjouksesi ohjeiden mukaisesti ja ajoissa. Tarjouspyynnöstä poikkeavien sopimusehtojen esittäminen tarjouksessa on yksi yleisimmistä tarjouksen hylkäämiseen johtavista syistä.
– Tee palvelupaketteja, tuotteista
– Perusta nettisivut ja ylläpidä niitä. Yksinkertaisetkin sivut riittävät, kunhan tieto on ajan tasalla
– Mieti laatujärjestelmän, sertifioinnin ja auditoinnin mahdollisuuksia
– Huomioi ympäristöasiat
– Kontaktoidu ja tee yhteistyötä muiden yritysten kanssa (toiset tuottajat, jatkojalostajat, kuljetus, tietotekniikka, markkinointi). Selvittäkää mahdollisuus yhteistarjouksiin ryhmittymänä.
– Pyydä palautetta ja seuraa reklamaatioita, näistä saat uusia tuotekehityskohteita.
– Valmistele uutta hankintakierrosta jo edellisen toimitusjakson aikana.

Apua tarjolla

Hankintaneuvojista
Vuoden 2017 alussa voimaan astuneessa hankintalaissa on määrätty muun ohella neuvonnan järjestämisestä tarjoavalle osapuolelle. Työ- ja elinkeinoministeriö (TEM) on valinnut Suomen Yrittäjät (SY) hankintaneuvontakumppanikseen. Todennäköisenä toimijoina ovat Suomen Yrittäjien aluejärjestöjen hankinta-asiamiehet. Kukin aluejärjestö tuottaa palvelun parhaaksi katsomallaan tavalla joko niin, että se tuottaa palvelun omana toimintanaan tai hankkii sen kilpailuttamalla alueensa neuvontapalveluiden tarjoajat. Tarjoajien kannattaa siis olla aktiivisesti yhteydessä oman alueensa hankinta-asiamieheen.

Luotettavasta Kumppanista
Yrittäjien on suositeltavaa liittyä myös Luotettavaksi Kumppaniksi. Siinä ylläpidetään jatkuvasti ajan tasalla tilaajavastuulain edellyttämiä asioita. Yritys valtuuttaa Tilaajavastuun noutamaan puolestaan tilaajavastuulain vaatimat valtakirjat (tiedot eri rekistereistä) ja pitää tiedot aina ajan tasalla. Mukanaolo maksaa yrittäjille noin 100 euroa / vuosi. Lisätietoa www.tilaajavastuu.fi

Muita webinaareja ym. tilaisuuksien materiaalia:

Kevätwebinaari: Palveluhankintoihin vastuullisuutta 25.4.2018 – konkreettisia vinkkejä hankintoihin ja kilpailutuksiin, kuunneltavissa Youtubesta