Inom den offentliga sektorn i Finland finns omkring 2 900 storkök som tillverkar mat (borträknat utdelningskök som får sin mat från tillverkningskök). Sammanlagt tillreds 350 miljoner måltider varje år i dessa kök. (Horeca-registret 2021, 2021). Det krävs omkring 375 miljoner kilo råvaror per år för att tillreda måltider.
Offentliga mat- och måltidstjänster produceras inte bara av kommunens egna mat- och måltidstjänster utan även av in-houseföretag som ägs av kommunerna samt privata mattjänstleverantörer. Näringsrekommendationer och hygienbestämmelser vid sidan av kommunernas olika välfärdsprogram m.m. styr en stor del av verksamheten. Även de i upphandlingslagen rekommenderade miljörelaterade och sociala aspekterna har framhävts alltmer under senare tid, och hänsyn till dessa delar kan krävas av leverantörerna. När det gäller mat- och måltidstjänster skulle fördelen med livsmedelsföretag på landsbygden kunna vara korta leveranskedjor och regional välfärd.
Mat- och måltidstjänsterna köper in en stor del av sina livsmedel från nationella och regionala grossister, eftersom man har velat minimera biltrafik på kökens bakgårdar och av- och pålastningsarbetet. Småföretagare bör därför sträva efter att få in sina produkter i grossisternas sortiment. På webbplatsen aitojamakuja.fi – foodservice har man samlat tips om samarbeten mellan grossister: https://aitojamakuja.fi/foodservice. Många mat- och måltidstjänster vill dock ha råvaror från närområdet och är villiga att köpa lämpliga produkter direkt från lokala producentföretag till exempel vid säsongs- och temadagar. Små och medelstora företag rekommenderas att ha en aktiv kontakt med mat- och måltidstjänster och erbjuda sitt eget produktsortiment samt boka in en presentationstid.
Finskt ursprung eller närproducerad mat kan inte ställas som krav i en anbudsförfrågan. I marknadsdialogerna som hålls innan själva konkurrensutsättningen kan företagare ”bistå” aktörerna för mat- och måltidstjänster med utformningen av anbudsförfrågan genom att hitta kriterier i produkternas kvalitetsfaktorer för att inkludera finländsk eller närproducerad mat i den offentliga upphandlingen. Kvalitetskraven avseende råvaror och livsmedelsprodukter kan bland annat gälla näringsinnehåll, salthalt och ekologiska produkter. I marknadsdialogerna strävar man också efter att lösa frågor som rör produktutveckling, förpackningsstorlek, förpackningsmaterial, leveranstider, tillgänglighet och logistik. Vid upphandling av lokala närproducerade och ekologiska produkter kan olika upphandlingsförfaranden användas. I de följande kapitlen går vi igenom några exempel på framgångar.
Innovativt upphandlingspartnerskap – en lärorik erfarenhet
Genom ett innovativt upphandlingspartnerskap fick Joensuu stads och Siun Sotes klienter en lokal produktnyhet på sina tallrikar. Den innovativa upphandlingen inleddes med en marknadsdialog och kartläggning av potentiella produktutvecklingspartner. Processen var tidskrävande men mycket givande och intressant, och gav samtidigt stöd till företaget Polkka – Pohjois-Karjalan Tukipalvelut Oy:s strategi om stöd till producenter i närområdet.
Marknadsdialogen var en språngbräda för upphandlingen, och därefter gjorde Polkka Oy en begäran om deltagande via Hilma (hankintailmoitukset.fi) för att hitta produktutvecklingspartner. Man förde diskussioner med produktutvecklingspartnerna och valde ut tre lämpliga produkter för produktutveckling. Produkterna utvecklades i ett samarbete mellan mat- och måltidstjänsten och företagaren under tre månader, och därefter testades produkten i en verklig verksamhetsmiljö. Efter produktutvecklingsperioden gjorde Polkka Oy en slutlig anbudsförfrågan som ledde till ett upphandlingsbeslut och kontrakt. Produkten (en färdig grönsaksbiff) hamnade på menyn efter processen som varade i ett år.
Innovationspartnerskapet är ett nytt och välfungerande sätt att genomföra upphandlingar på genom produktutveckling. Det kräver tid och vilja samt engagemang från en upphandlingsexpert. Upphandlingen bör inte genomföras med en alltför snäv tidsram, utan planeras långsiktigt så att båda parterna ska kunna dra nytta av den.
Med hjälp av kraven i anbudsförfrågan kunde man styra produkten i fråga mot närproducerad mat. I anbudsförfrågan betonades att Polkka Oy vill tillhandahålla ett rent livsmedel som förvarats och bevarats kortast möjliga tid (tillverkning, servering, transport). Även testningen i bland annat Polkkas kök i Joensuu och ett nära samarbete framhävdes. Företagaren/anbudsgivaren skulle stå för produktutvecklingens råvarukostnader och kostnaderna för resor och logi för Polkkas representant. Det var ett sätt att engagera företaget i processen.
Vid innovativa upphandlingspartnerskap är idéns nyhetsvärde av stor vikt. Polkka Oy ville även genomföra sin strategi genom krav på information om råvarornas ursprung och graden av lokalt innehåll samt bättre spårbarhet för råvarorna. Det ska även beaktas att produkter som används i hushållen inte alltid är lämpliga för storkök, bland annat på grund av olika matlagningsprocesser. Genom produktutveckling kan man skapa lämpliga produkter för storköken ur de produkter som är avsedda för hushållen. Man ville även garantera leveranssäkerheten genom att begära en beskrivning av produktens hela leveranskedja från tillverkningen till köket. Dessutom ville man utvärdera företagens vilja och förmåga att samarbeta genom att begära in en beskrivning av hur anbudsgivaren avsåg att samarbeta i utvecklingsprocessen med Polkka och eventuella andra företagare och logistiktjänster.
I den slutliga anbudsförfrågan fastställdes att produktens egenskaper och användbarhet (t.ex. pris, sammansättning, råvara, produktion, leveranser, förpackningar, portionsstorlekar och mängder, näringsinnehåll, lämplighet för olika kundkategorier) maximalt gav 40 poäng och produkttestningen högst 60 poäng (kökspersonalens och slutkundens synpunkter). Inspelning av webbinariet om det innovativa upphandlingspartnerskapet: https://maaseudunhankinnat.fi/innovatiivisuudella-paikallisuutta-ruokalistalle-webinaaritallenne (på finska)
Ett dynamiskt upphandlingssystem effektiviserar upphandlingen av lokala produkter
Monetra Oulu Oy, som tillhandahåller offentliga upphandlingstjänster i Norra Österbotten införde i februari 2020 ett dynamiskt upphandlingsförfarande (DPS) för att förbättra tillgången på lokala livsmedel. Målet är att främja de närproducerade och ekologiska produkternas och naturprodukternas färd från åkern till den offentliga sektorns storkök, synliggöra de mindre leverantörerna i Norra Finland och tillföra livskraft till området.
Det nya upphandlingsförfarandet presenterades för de regionala företagen under en sammankomst, och det ledde till många frågor hos producenterna. Man framhävde särskilt behovet av en diskussionsplattform för att förbättra informationsflödet mellan producenter och beställare. Genom en diskussionsplattform kan företagare berätta om vad som tillhandahålls samt informera om nya produkter. Beställare, dvs. köken, kan i sin tur framföra vilka produkter som behövs och efterfrågas och lämna förslag på produktutveckling under avtalsperioden. Genom diskussionsplattformen får företagare även information om produkternas bearbetningsgrad, t.ex. om köttet ska vara rått eller tillagat.
Ett dynamiskt upphandlingsförfarande är inte enbart till beställarens fördel. Finessen med systemet är att företagare även kan tillhandahålla mindre produktpartier och välja att rikta sina produkter till exempel endast till köpare i den egna kommunen.
Med DPS:en för närproducerad mat har man velat ta itu med sådana detaljer som kan förbättra samarbetet mellan alla inblandade parter i upphandlingen. Upphandlingsförfarandet har fångat de regionala små och medelstora livsmedelsföretagens intresse för konkurrensutsättningar inom den offentliga sektorn. I Norra Österbotten har DPS-systemet lett till en hel del ansökningar från små och medelstora företag, och leverantörerna har varit entusiastiska. Tillverkare kan när som helst lämna anbud om sina egna produkter i det öppna upphandlingssystemet. En inspelning av webbinariet om det dynamiska upphandlingssystemet finns på https://maaseudunhankinnat.fi/dynaaminen-hankintamenettely-elintarvikehankintojen-edistajana (på finska) och mer information om Monetra Ouly Oy:s och upphandlarens erfarenheter av det dynamiska upphandlingssystemet finns på https://www.monetra.fi/oulu/palvelut/hankintapalvelut/dynaaminen-hankintajarjestelma (på finska)
Separat upphandlingsgrupp i konkurrensutsättningen av grossister
Sodankyläs mat- och måltidstjänster har utvecklat flera innovativa metoder för att införa lokala produkter på menyn under årens lopp. Den senaste innovationen avser konkurrensutsättningen av grossister. Mat- och måltidstjänsternas konkurrensutsättning av grossister omfattar i regel många produkter inom olika produktgrupper, t.ex. flingor, gryn, mjöl, kryddor, fetter och djupfrysta produkter inklusive non-food-produkter (mjukpapper, engångsprodukter, städprodukter m.m.).
När konkurrensutsättningen av grossister inleddes av mat- och måltidstjänster i Sodankylä kontaktades de av en oljetillverkare i Österbotten som var i gång med att utvidga sin marknad till foodservice-sektorn. Företaget skickade prover på kallpressad rapsolja, och mat- och måltidstjänsterna blev intresserade på grund av den goda smaken och konsistensen. Mat- och måltidstjänsterna diskuterade därefter oljeprodukternas kvalitetsfaktorer, bland annat spårbarhet, sociala effekter, fettsyrasammansättning, utbildning i produktens användning och en mångsidig användning. Slutligen bestämde man sig för att skapa en separat grupp inom konkurrensutsättningen som fick namnet Kallpressade rapsoljor. I anbudsförfrågan beskrevs de kvalitetsfaktorer som man önskade för produkterna. Den österbottniska oljetillverkaren lämnade ett anbud om sina kallpressade oljor och blev utvald baserat på kvalitetspoängen. Oljeprodukterna levereras 3–4 gånger per år genom frakt.
Småföretagarens kommentar och erfarenheter av konkurrensutsättningen av grossister:
”Vi deltog iden första konkurrensutsättningen förra hösten. Det var enbart möjligt på grund av att mat- och måltidstjänsterna i Sodankylä placerade oljorna i en separat grupp inom konkurrensutsättningen. Vid en konkurrensutsättning av grossister kan även ett litet företag klara sig med en helhet när man i upphandlingen, utöver priset, även värderar produktens kvalitet, graden av lokalt innehåll, spårbarhet och ansvar. Ur det lilla företagets perspektiv är vägvisare som mat- måltidstjänsterna i Sodankylä inom den offentliga sektorn oerhört viktiga eftersom de värdesätter närproducerad mat och produktens hela värdekedja. För att få till en dialog med offentliga sektorns aktörer måste man lyfta luren och göra reklam för sig själv och sina produkter. Det är meningslöst att vänta på en ökad efterfrågan om ingen känner till dina produkter. Det gäller särskilt oss småföretagare.”
Lokal mat på kommuninvånarnas tallrikar med hjälp av ett förenklat förfarande för små upphandlingar
Kouvola stads mat- och måltidstjänster har redan genomfört en rad lyckade små upphandlingar av specialprodukter. Upphandlingar som främjar närproducerade varor och lokalt företagande är två av målen i upphandlingsprogrammet som godkänts av Kouvola stadsstyrelse. Föremålen för upphandlingen är specialprodukter för säsonger, temadagar och högtider som följer den lokala traditionen i Kouvolaområdet.
Upphandlingen av specialprodukter genomförs som ett öppet förfarande för små upphandlingar som underskrider tröskelvärdet. Enligt upphandlingsombudet för Kouvola stads mat- och måltidstjänster, den upphandlande enheten och Kouvola Innovation Oy spelar marknadsdialogen en betydande roll i konkurrensutsättningen.
Urvalskriterierna har handlat om hur väl produkterna motsvarar mat- och måltidtjänstens behov samt priset. Leverantörerna har även haft möjlighet att tillhandahålla självvalda produkter. På så sätt har man hittat nya lokala produkter och samarbetspartner. Produkternas lämplighet bedöms genom testning i mat- och måltidstjänsternas verksamheter. Eventuella reklamationer hanteras omedelbart.
Mat- och måltidstjänsterna har varit nöjda med upphandlingsförfarandet för specialprodukter. För närvarande anskaffas 11 olika produkter från sju lokala leverantörer. En del av produkterna är ekologiska, och på menyn har bland annat riset bytts ut mot en lokalproducerad havreprodukt. Vid små upphandling av specialprodukter ingår man alltid ettåriga avtal med leverantörerna. I början av en ny upphandlingsperiod går man igenom frågor relaterade till beställningar och leveranser med varje leverantör. Mer information om små upphandlingar i Kouvolaområdet finns på https://kinno.fi/wp/wp-content/uploads/kouvolan-hankinta-asiamiespalvelun-uutiskirje-3-2020.pdf (på finska)