Suomessa on noin 2900 julkisella sektorilla toimivaa, ruokaa valmistavaa ammattikeittiötä (pl. jakelukeittiöt, joihin ruoka tulee valmistuskeittiöstä). Näissä valmistetaan yhteensä noin 350 miljoona ateriaa vuosittain. (Horeca-rekisteri 2021, 2021). Karkeasti arvioiden aterioiden valmistamiseen tarvitaan raaka-aineita noin 375 miljoonaa kiloa vuodessa.
Julkisia ruokapalveluita tuottavat kunnan omien ruokapalveluiden lisäksi myös kuntien omistamat in-house yhtiöt sekä yksityiset ruokapalvelutoimijat. Ravitsemussuositukset ja hygieniasäädökset ohjaavat paljon toimintaa kuntien omien erilaisten hyvinvointiohjelmien yms. ohella. Nykyisin myös hankintalain suosittelemat ympäristö- ja sosiaalisen vastuullisuuden näkökulmat ovat nousseet vahvasti esille ja näiden huomioimista voidaan vaatia myös tavarantoimittajilta. Maaseudulla toimivien elintarvikeyritysten vahvuudeksi voisi nousta ruokapalveluiden näkökulmasta tarkastellen lyhyt toimitusketju ja alueellinen hyvinvointi.
Ruokapalvelut hankkivat suuren osan elintarvikkeistaan valtakunnallisista ja alueellisista tukkuliikkeistä, koska keittiöiden takapihojen autoliikenne ja kuormien purkutyö on haluttu minimoida. Pienyrittäjän kannattaakin pyrkiä saamaan tuotteensa tukkuvalikoimaan. Tukkuyhteistyöhön liittyen on kerätty vinkkejä aitojamakuja.fi -ammattikeittiösivulle: https://aitojamakuja.fi/ammattikeittio/. Useat ruokapalvelut haluavat kuitenkin käyttöönsä lähialueen raaka-aineita ja ovat valmiita hankkimaan sopivia tuotteita myös suoraan paikallisilta jatkojalostajilta esimerkiksi sesonki- ja teemapäiviin. Pk-yrittäjien kannattaa olla aktiivisesti yhteydessä ruokapalveluihin ja tarjota omaa tuotevalikoimaansa sekä sopia esittelyaika.
Suomalaisuus tai lähiruoka eivät voi olla tarjouspyynnössä vaatimuksena. Ennen varsinaista kilpailutusta järjestettävissä markkinavuoropuheluissa yrittäjät voivat “auttaa” ruokapalvelutoimijoita tarjouspyynnön laatimisessa siten, että tuotteen laatutekijöistä löydetään kriteerit suomalaisen tai lähiruoan saamiseksi mukaan julkisiin hankintoihin. Raaka-aineisiin ja ruokatuotteisiin liittyviä laatuvaatimuksia ovat muun muassa ravintosisältö, suolapitoisuus ja luomu. Markkinavuoropuheluissa pyritään ratkaisemaan myös tuotekehitykseen, pakkauskokoon, pakkausmateriaaleihin, toimitusaikaan, saatavuuteen sekä logistiikkaan liittyviä tekijöitä.
Paikallisten lähi- ja luomutuotteiden hankinnassa voidaan käyttää menestyksekkäästi erilaisia hankintamenettelyjä. Seuraavissa alaluvuissa käydään läpi muutamia onnistuneita esimerkkejä.
Innovatiivinen hankintakumppanuus – opettavainen kokemus
Innovatiivisen hankintakumppanuuden kautta Joensuun kaupungin ja Siun Soten asiakkaiden lautasille saatiin paikallinen uutuustuote. Innovatiivinen hankinta lähti liikkeelle markkinavuoropuhelusta ja mahdollisten tuotekehityskumppaneiden kartoittamisesta. Prosessi oli aikaa vievä, mutta erittäin palkitseva
ja mielenkiintoinen. Samalla se tuki Polkka – Pohjois-Karjalan Tukipalvelut Oy:n strategiaa, jossa mainitaan lähialueen tuottajien tukeminen.
Markkinavuoropuhelu oli hankinnan ponnahduslauta, jonka jälkeen Polkka Oy pyysi osallistumispyynnöllä tuotekehityskumppaneita Hilman (hankintailmoitukset.fi) kautta. Tuotekehityskumppaneiden kanssa neuvoteltiin ja kolme tuotekehitykseen soveltuvaa tuotetta valittiin jatkoon. Tuotteita kehitettiin yhteistyössä ruokapalvelun ja yrittäjän kanssa kolmen kuukauden ajan, jonka jälkeen tuotetta testattiin oikeassa toimintaympäristössä. Tuotekehitysjakson jälkeen Polkka Oy teki lopullisen tarjouspyynnön, joka johti tarjouksen kautta hankintapäätökseen ja sopimukseen. Tuote (valmis kasvispihvi) saatiin ruokalistalle noin vuoden kestävän prosessin jälkeen.
Innovaatio-kumppanuus on uusi ja toimiva tapa toteuttaa tuotekehityksen keinoin hankintaa. Se vaatii ajan lisäksi myös tahtoa ja mukaan hankinnoista tietävän asiantuntijan. Hankintaa ei tule toteuttaa liian tiukalla aikataululla, vaan suunnitelmat pitää olla pitkälle tulevaisuuteen, jotta molemmat osapuolet saavat siitä hyödyn.
Tarjouspyynnön vaatimusten avulla kehitettävää tuotetta saatiin ohjattua kohti lähiruokaa. Tarjouspyynnössä korostettiin, että Polkka Oy haluaa tarjota puhdasta, mahdollisimman vähän aikaa säilöttyä ja säilytettyä (valmistus, tarjoilu, kuljetus) elintarviketta. Myös testausta Joensuun alueella muun muassa Polkan keittiössä ja muutenkin tiivistä yhteistyötä painotettiin. Yrittäjän/tarjoajan tuli vastata tuotekehityksen raaka-ainekustannuksista sekä Polkan edustajan matka- ja majoituskustannuksista. Tällä haluttiin sitouttaa yritys vahvasti mukaan prosessiin.
Innovatiivista hankintakumppanuutta käytettäessä idean uutuusarvo on tärkeää. Polkka Oy halusi toteuttaa myös strategiaansa vaatimalla raaka-aineiden kotimaisuusasteen ja alkuperän ilmoittamista sekä raaka-aineiden tarkempaa jäljitettävyyttä. On myös huomattava, että ammattikeittiökäyttöön eivät sovellu automaattisesti samat tuotteet, joita käytetään kotitalouksissa muun muassa ruoanvalmistusprosessien
erilaisuuden vuoksi. Tuotekehityksen avulla kotitalouksille suunnatuista tuotteista saadaan ammattikeittiökäyttöön soveltuvia tuotteita. Myös toimitusvarmuus haluttiin taata pyytämällä kuvausta ketjusta, miten tuote toimitetaan valmistuksesta keittiöille. Lisäksi yritysten yhteistyöhalukkuutta ja -kykyä arvioitiin pyytämällä kuvaus, miten tarjoaja toteuttaa yhteistyön tässä kehitysprosessissa Polkan, mahdollisesti muiden yrittäjien ja logistiikkapalveluiden osalta.
Dynaamisella hankintajärjestelmällä vauhtia paikallisten tuotteiden hankintaan
Pohjois-Pohjanmaalla julkisia hankintapalveluja tarjoava Monetra Oulu Oy on ottanut käyttöön helmikuussa 2020 dynaamisen hankintamenettelyn (DPS) nimenomaan paikallisten elintarvikkeiden saatavuuden parantamiseksi. Tavoitteena on edistää lähi-, luomu- ja luonnonkeruutuotteiden matkaa pellolta julkisen sektorin ammattikeittiöiden pöytään, huomioida Pohjois-Suomen pientoimittajia ja luoda elinvoimaa alueelle.
Uudesta hankintamenettelystä kerrottiin alueen yrittäjille keskustelutilaisuudessa, jossa heräsikin paljon kysymyksiä tuottajien puolelta. Erityisesti nousi esille tarve keskustelualustalle, jonka avulla tieto tuottajien ja tilaajien välillä kulkisi paremmin.
Dynaamisella hankintamenettelyllä ei haeta pelkästään tilaajien etua. Järjestelmän hienous on se, että yrittäjät voivat tarjota myös pienempiä tuote-eriä ja kohdentaa tuotteet vaikka vain oman kunnan ostajille.
Keskustelualustan kautta yrittäjät voivat kertoa, mitä on tarjolla ja tiedottaa uutuustuotteista. Tilaajat eli keittiöt voivat puolestaan kertoa, mille tuotteille on tarvetta ja kysyntää sekä ehdottaa tuotteiden kehittämistä sopimuskauden aikana.
Keskustelualustan kautta yrittäjät saavat tietoa tarvittavien tuotteiden jalostusasteesta, esimerkiksi tuleeko lihan olla raakaa vai kypsää.
Lähiruoka DPS:llä on haluttu puuttua juuri sellaisiin yksityiskohtiin, joilla voidaan parantaa kaikkien hankinnassa mukana olevien osapuolien yhteistyötä.
Hankintamenettelyn avulla alueelliset pienet ja keskisuuret elintarvikeyritykset on saatu kiinnostumaan julkisen sektorin kilpailutuksista. Pohjois-Pohjanmaalla DPS-järjestelmään on saatu pk-yrityksiltä hyvin hakemuksia ja toimittajat ovat olleet innostuneita. Koko ajan avoimena olevan hankintajärjestelmän kautta tuottaja voi jättää tarjouksen omista tuotteistaan milloin tahansa. Dynaamisesta hankintajärjestelmästä
on tehty webinaaritallenne: https://maaseudunhankinnat.fi/dynaaminen-hankintamenettely-elintarvikehankintojen-edistajana
Monetra Oulu Oy:n ja tilaajan kokemuksista dynaamisesta hankintajärjestelmästä:
https://www.monetra.fi/oulu/palvelut/hankintapalvelut/dynaaminen-hankintajarjestelma
Sisäinen hankintaryhmä tukkukilpailutukseen
Sodankylän ruokapalvelut on kehittänyt vuosien saatossa useita innovatiivisia toimintatapoja, kuinka saada paikallisia tuotteita ruokalistalle. Uusin innovaatio on tukkutuotekilpailutukseen liittyvä. Ruokapalveluiden tukkukilpailutus sisältää yleensä paljon eri tuoteryhmien tuotteita esimerkiksi hiutaleet, suurimot, jauhot, mausteet, rasvat ja pakasteet mukaan lukien myös non-food tuotteet (pehmopaperit, kertakäyttötuotteet, siivoustuotteita jne).
Vuoropuheluun pääsemiseksi julkisen puolen toimijoiden kanssa on tartuttava rohkeasti puhelimeen ja tehtävä itseään ja tuotteitaan tunnetuksi.
Sodankylän ruokapalveluiden tukkukilpailutuksen käynnistämisen aikoihin heihin otti yhteyttä pohjalainen öljynpuristamo, joka oli laajentamassa markkinoitaan foodservice-sektorille. Yritys lähetti näytteitä kylmäpuristetusta rypsiöljystä ja ruokapalvelut kiinnostuivat siitä hyvän maun ja koostumuksen vuoksi. Tämän jälkeen ruokapalvelut keskustelivat öljytuotteiden laatutekijöistä muun muassa jäljitettävyydestä, sosiaalisista vaikutuksista, rasvahappokoostumuksesta, tuotteen käyttökoulutuksesta ja käytön monipuolisuudesta. Lopulta ruokapalvelut päättivät perustaa tukkukilpailutukseen oman sisäisen ryhmän Kylmäpuristetut rypsiöljyt -nimellä. Tarjouspyyntöön kuvattiin tarjottavilta tuotteilta toivottuja laatutekijöitä. Pohjalainen öljynpuristamo vastasi tukkutuotekilpailutuksen tarjouspyyntöön kylmäpuristettujen öljyjen osalta ja tuli valituksi laatupisteytyksen perusteella. Öljytuotteet toimitetaan 3-4 kertaa vuodessa rahtitoimituksena.
Pk-yrittäjän kommentti ja kokemukset tukkukilpailutuksesta: ”Osallistuimme ensimmäiseen tukkukilpailutukseen viime syksynä. Tämän mahdollisti Sodankylän Ruokapalvelut tarjoamalla kilpailutuksessa öljyt omana sisäisenä ryhmänään. Tukkukilpailutuksessa pienen yrityksen on mahdollista pärjätä kokonaisuudella, jolloin hankinnassa arvotetaan hinnan lisäksi myös tuotteen laatua, kotimaisuutta, jäljitettävyyttä ja vastuullisuutta. Pienen yrityksen näkökulmasta ensiarvoisen tärkeitä ovat juuri Sodankylän Ruokapalveluiden kaltaiset julkisen puolen suunnannäyttäjät, jotka arvostavat lähiruokaa ja tuotteen koko arvoketjua. Vuoropuheluun pääsemiseksi julkisen puolen toimijoiden kanssa on tartuttava rohkeasti puhelimeen ja tehtävä itseään ja tuotteitaan tunnetuksi. Kysyntää on turha odottaa, jos tuotteistanne ei tiedetä. Tämä pätee erityisesti meihin pieniin yrityksiin.”
Paikallista ruokaa kuntalaisten lautasille pienhankintamenetelmän avulla
Kouvolan kaupungin ruokapalveluissa on tehty onnistuneesti erikoistuotteiden pienhankintakilpailutus jo useamman kerran. Lähituotantoa ja paikallista yrittäjyyttä edistävät hankinnat ovat Kouvolan kaupunginhallituksen hyväksymän hankintaohjelman mukaisia tavoitteita. Hankinnan kohteena ovat Kouvolan seudun paikallisperinteen mukaiset sesonkien, teemapäivien ja juhlapäivien erikoistuotteet.
Erikoistuotehankinta toteutetaan kynnysarvon alittavana pienhankintana avoimella menettelyllä. Kouvolan kaupungin ruokapalveluiden ja hankintayksikön sekä Kouvolan Innovation Oy:n hankinta-asiamiehen mukaan markkinavuoropuhelulla on kilpailutuksessa merkittävä rooli.
Tuotteiden valintaperusteena on ollut soveltuvuus ruokapalvelun tarpeisiin ja myös hinta. Tuotteiden tarjoajalla on ollut mahdollisuus tarjota myös omavalintaisia tuotteita. Näin on löydetty uusia paikallisia tuotteita ja yhteistyökumppaneita.Tarjottujen tuotteiden soveltuvuutta arvioidaan kokeilemalla niitä ruokapalvelun tuotannossa. Mahdolliset reklamaatiot käsitellään välittömästi.
Ruokapalvelut ovat olleet tyytyväisiä erikoistuotteiden hankintamenettelyyn. Tällä hetkellä hankitaan 11 eri tuotetta seitsemältä paikalliselta toimittajalta. Osa tuotteista on luomua ja ruokalistalle on vaihdettu muun muassa riisin tilalle paikallisesti tuotettu kaurahelmi. Erikoistuotteiden pienhankintakilpailutuksessa toimittajien kanssa tehdään sopimus aina vuodeksi kerrallaan. Jokaisen toimittajan kanssa käydään läpi tilauksiin ja toimituksiin liittyvät asiat uuden hankintakauden alkaessa.
Lisätietoa Kouvolan alueen pienhankinnoista: https://kinno.fi/wp/wp-content/uploads/kouvolan-hankinta-asiamiespalvelun-uutiskirje-3-2020.pdf