Maaliskuussa Gastro 2020 -messujen aloituspäivän aamuna kokoontui aktiivinen joukko ruokapalveluiden edustajia eri puolelta Suomea keskustelemaan vastuullisuuskriteereistä ja suomalaisen ruoan käytön lisäämismahdollisuuksista elintarvike- ja ruokapalveluhankinnoissa. Aihe koetaan juuri nyt tärkeäksi ja ajankohtaiseksi, kun Suomen hallitus valmistelee ilmastoruoka-ohjelmaa, kannustaa lähi- ja luomutuotteiden käytön lisäämiseen sekä hävikin vähentämiseen. Viime aikoina myös huoltovarmuuden näkökulma on noussut vahvasti esille.
Elintarvike- ja ruokapalveluhankintojen kilpailutuksissa käytetään jo laajasti ja melko luovastikin vastuullisuuskriteereitä. Myös uusia hankintamenettelyjä avoimen menettelyn rinnalle on otettu käyttöön tai ainakin pienessä mittakaavassa testattu.
Hankintalain suosittelemaa markkinavuoropuhelua on opittu hyödyntämään. Suomalaisen ruoan käytön lisäämiseksi ruokapalveluiden on tärkeää tietää, mitä elintarvikkeita lähialueella ja yleensä Suomessa tuotetaan. Vuoropuhelussa selviää, mitä alueelta on saatavilla, mitä tuotteita tai palveluita ruokapalvelut tarvitsevat ja kuinka paljon. Vuoropuhelu on hyvä tilaisuus herättää pienten ja keskisuurten yritysten kiinnostus julkisia hankintoja kohtaan. Verkostotapaamiseen osallistunut porukka ei sorru missään tapauksessa toteamaan, että hankintalaki kieltäisi esimerkiksi suomalaisen ruoan hankinnan. Hankintalaki ei kerro, mitä saa ostaa vaan se antaa menettelyohjeet hankinnan toteuttamiseksi.
Hankintojen vastuullisuus ei rajoitu tarjouspyyntöön
Turun kaupungin palvelupäällikkö Suvi Haukioja kertoi heidän elintarvike- ja ruokapalvelukilpailutuksiin liittyvistä sopimuksista ja niiden vastuullisuuden määrittelystä. ”Ruokapalvelukilpailutuksissa on suunniteltava järkevän kokoiset ja järkevästi muodostetut sopimuskokonaisuudet sekä varattava riittävän paljon aikaa sopimuksen valmisteluun oikeiden ihmisten kanssa. Elintarvikekilpailutuksessa puolestaan on mm. tunnettava elintarvikkeet ja niiden sopivuus reseptiikkaan”, Haukioja kertoi. Turun kaupunki on hankintojensa osalta sitoutunut käyttämään luonnonvaroja viisaasti ja tehokkaasti sekä kannustamaan kestävään kulutukseen ja tuotantoon. Haukioja korosti keskustelun tärkeyttä markkinoiden kanssa sekä sitä, että vastuullisuuden kriteerit tulee päivittää ennen jokaista kilpailutusta.
Hankintojen suunnittelussa lähdetään aina liikkeelle lainsäädännöstä. Hankintalaki tuntee pelkästään vaatimukset, ei kriteereitä. ”Vastuullisia toimintoja tulee kuitenkin vaatia, koska muutoin yritysten toiminta ei kehity” muistutti Hanselin kategoriapäällikkö Milja Virtanen. ”Vastuullisuuskriteereiden tulee olla toteutettavissa ja sellaisia, että syrjimättömyys ja tasapuolisuus on huomioitu. Jos vaaditaan liian hienoja vastuullisuusohjelmia tai -merkkejä, niin pk-yrityksiltä ei saada tarjouksia, vain isoilla toimijoilla on mahdollisuus vastata tarjouspyyntöihin”, Virtanen jatkoi.
Hanselissa vastuullisuus ei rajoitu kilpailutukseen ja tarjouspyyntöön, vaan vaatimusten toteutumista seurataan ja mitataan päivittäin sekä koko sopimuskauden ajan. Siten varmistetaan tarjouksissa luvattujen asioiden toteutuminen. ”Mitään on turha vaatia, jos vaatimuksia ei seurata”, Virtanen huomautti. Joskus voi käydä myös niin, että sopimuskumppani kehittää omaa toimintaansa sopimusaikana vastuullisemmaksi ja ylittää vaatimukset. Tällöin on kohtuullista pohtia, voisiko toimittajan oman toiminnan kehittämistä huomioida esimerkiksi hankintahinnassa.
Pk-yrityksille mahdollisuus osallistua
Hansel tekee jokaisen sopimuksen yhteydessä markkina-analyysin tarjolla olevista tuotteista. Hankittavien tuotteiden valinta tehdään ruokapalveluasiakkaiden tarpeiden mukaisesti huomioiden sesonkituotteet. Näin hankintoihin saadaan mukaan pienempiä tuote-eriä, jolloin pk-yrittäjät voivat päästä sopimustoimijoiksi.
Virtanen esitteli Hanselin käytössä olevan vastuullisuusanalyysin; työkalun yhteishankintojen taloudellisen, sosiaalisen ja ympäristövastuullisuuden arviointiin. Analyysissä on laadittu toimenpide jokaisen vaatimuksen toteutumiselle sekä mittari, miten toteutumista seurataan. ”Esimerkiksi taloudellisen vastuun osalta on tunnistettu viisi vaikutusta, joista yksi on aluetalous. Aluetaloudellisen vaikutuksen toimenpide on, että hankintasopimuksissa on aina ehto, että tuotteita voi hankkia myös muilta toimijoilta. Tällöin voidaan hankkia tuote-eriä pk-yrityksiltä ja varmistaa huoltovarmuus”, Virtanen kertoi. Saatavuuteen liittyvä toimenpide sitouttaa ruokapalvelun omalta osaltaan noudattamaan sopimusta ja ennakoimaan tuotetarpeet riittävän ajoissa.
Ympäristövastuullisuus oli verkostotapaamisessakin luonnollisesti esillä. Suurin osa ruokapalveluiden hiilijalanjäljestä tulee ruoasta ja hävikistä. Nämä ohjaavat osaltaan hankintoja ja niille laadittavia konkreettisia ja helposti todennettavua vastuullisuusvaatimuksia. ”On vaikea todentaa, mikä on riittävä taso, jos ei tiedetä, mitä se tarkoittaa”, pohtivat osallistujat. Esimerkiksi jäljitettävyys on hankalaa varsinkin pitkälle jalostetuissa tuotteissa, joiden tuotantovaiheissa on useita toimijoita. Myöskään pakkauksille ei voi vaatia biohajoavuutta, koska tarkoituksenmukaisia pakkauksia ei ole vielä riittävästi saatavilla. Samalla on huomioitava elintarviketurvallisuus.
Mikä on hyvä sopimuskauden pituus?
Sopimuskauden pituus, voi vaihdella tuoteryhmittäin, todettiin keskusteluissa. Esimerkiksi maitotuotteissa hyvä sopimuksen pituus voisi olla 2 v + 1 optiovuosi. Vaatimus koulujakelutuen maito-osuuden hakemisesta ja palautuksista voi jättää tukut ulos maitokilpailutuksista. Ns. bulkkituotteissa voisi sopimuskausi olla pitempi melko stabiilin hinnoittelun vuoksi.
Lyhemmät sopimuskauden voisivat puoltaa paikkaansa esimerkiksi tuoreiden vihannesten ja juuresten hankinnassa, koska näissä tuoteryhmissä tapahtuu nopeita muutoksia. Toisaalta pitempiaikainen kumppanuus on parempi yhteistyön ja toiminnan kehittämisen kannalta, jolloin sopimus voisi olla vähintään neljä vuotta tai jopa pidempi. ” Tiivis yhteistyö ja seuranta ovat tärkeitä pidemmällä sopimuskaudella. Myös pidemmässä sopimuksessa sopimusehdoilla voidaan vaikuttaa muun muassa lyhyemmällä hinnantarkastusrytmillä niiden tuotteiden osalta, joissa vaihtelu on suurempi”, toteaa Milja Virtanen.
Suvi Haukioja kertoi sopimushallinnan vievän paljon aikaa, jos toimittajia on paljon. ”Joidenkin sopimusten keskittämisellä voidaan säästää hankintayksikön resursseja. Silloin paikallisten sopimusten toimittajien kanssa voi jäädä resurssia läheisempään yhteistyöhön”, Haukioja pohti.
Dynaamisella hankintamenettelyllä pk-yritykset mukaan
”Pohjois-Pohjanmaalla alueelliset pienet ja keskisuuret elintarvikeyritykset on saatu kiinnostumaan uudestaan julkisen sektorin kilpailutuksista dynaamisen hankintamenettelyn kautta”, kertoi hankinta-asiantuntija Katri Sipola.
Oulussa Monetra Oy:ssä järjestettiin markkinavuoropuhelun tilaisuuksia, joissa myös pk-yritykset olivat aktiivisesti mukana. Kuitenkaan näiltä ei saatu tarjouksia avoimiin kilpailutuksiin. ”Koska ruokapalveluihin haluttiin saada lähituotteita, niin piti pohtia uusia keinoja”, totesi Sipola. Helmikuussa 2020 otettiin käyttöön Cloudiassa toimiva dynaaminen hankintamenettely. ”Vaikka uuden menettelyn haasteena on sitouttaa kaikki toimijat mukaan, on pk-yrityksiltä saatu hyvin hakemuksia ja toimittajat ovat olleet innostuneita. Toimittaja lataa sähköiseen järjestelmään valikoimalistauksen ja hinnaston, joka käydään läpi ruokapalveluiden kanssa. Jos tuotteet ovat sopivia käyttöön ja hinta kohdallaan, voidaan tuote ottaa valikoimiin”, Sipola jatkoi. Uudella menettelyllä pientuottajille tarjotaan mahdollisuus toimittaa pienetkin tuote-erät ruokapalveluille ja kehittää omaa tuotantoaan ostajalle sopivaksi.
Oulun käyttämästä mallista saadaan vielä lisätietoja ja kokemuksia 17.9.2020 järjestettävässä Mahva-hankkeen webinaarissa.
Innovatiivista tuotekehitystä
Pk-yrityksillä ei useinkaan riitä volyymi tarjota tuotteita isoille ruokapalveluille. Tällöin on hyvä pohtia volyymihankinnoista pois jätettäviä tuotteita ja kartoittaa mahdollisuutta hankkia esimerkiksi pienhankintoina pk-yrityksiltä. Ruokalistasuunnittelua tehdessä voi myös miettiä että, kuinka pitkän jalostusasteen tuotteita halutaan käyttää ja mitä voidaan valmistaa omin työresurssein ammattitaitoa kunnioittaen.
” Polkka – Pohjois-Karjalan tukipalvelut Oy:ssä laadittu strategia tukee lähialueen tuottajia ja toimijoita,” kertoi palvelusuunnittelija Sinikka Pussinen. ”Ajatus innovatiivisesta hankintakumppanuudesta syntyi, kun haluttiin käyttöön kokonaan uusi ja innovatiivinen lähituote. Hankinta käynnistyi alueen hankintatoimen koordinoimalla markkinavuoropuhelulla. Tilaisuuteen kutsuttiin toimijoita, joilta kartoitettiin halukkuutta tuotekehityskumppaneiksi. Tässä vaiheessa ei vielä yhtään tiedetty, mikä tuote voisi olla”, Pussinen jatkoi
Tarjouspyynnössä kerrottiin, että halutaan tarjota puhdasta, mahdollisimman vähän jalostettua elintarviketta. Tuotekehitystä tuli tehdä myös ruokapalvelun keittiössä ja testata tuotteen soveltuvuus käyttöön. Valinnan perusteita olivat idean uutuusarvo, soveltuvuus ammattikeittiökäyttöön, toimitusvarmuus, raaka-aineen kotimaisuusasteen ja alkuperä (mahdollisesti paikallinen) sekä logistiikka. ”Innovatiivisen hankintamenettelyn tuloksena Polkassa on nyt käytössä paikallisen pk-yrityksen ideoima paikallisista raaka-aineista valmistettu seitan kasvispihvi”, iloitsee Pussinen. Innovatiivinen hankintakumppanuus on oiva keino aloittaa yhteistyö alueen yrittäjien ja ruokapalvelun kesken. Samalla tuetaan aluetaloutta ja sosiaalista vastuullisuutta.
Ruokapalveluhankintaan kotimaisia tuotteita
Ju-ha Consulting Oy:n toimitusjohtaja – hankintakonsultti Mia Koljonen kannusti rohkeisiin ja vastuullisiin ruokapalveluhankintoihin. Hän kertoi esimerkin, jossa oli vaadittu ja mahdollistettu kotimaisten raaka-aineiden käyttö ruokapalveluissa. ”Koska ruokapalveluntuottajan kilpailutuksessa ei olla kilpailuttamassa elintarvikkeita, niin näissä on mahdollisuus huomioida käytettävien raaka-aineiden kotimaisuusastetta ja pisteyttää vaikka lähi- ja luomutuotteiden käyttöä”, Koljonen innosti.
Ruoan hankinta palveluna antaakin hankintaa tekevälle enemmän mahdollisuuksia; voidaan vapaammin määritellä mitä ja millaista ruokapalvelua arvostetaan. Halutaanko ruokapalvelutuottajalta erityisesti luomua, paikallisia tuotteita, sosiaalista työllistämistä tai satokausivaihtelua. Voidaan myös kertoa, että elintarvikkeet eivät saa sisältää jotain raaka-ainetta, esim. palmuöljyä.
Koljonen korosti, että kaikki hankintaa koskevat laadulliset ja ympäristövastuulliset yksityiskohdat tulee muistaa kirjoittaa myös ruokapalvelun tuottajan ja hankintayksikön väliseen palvelusopimukseen. Palveluntuottaja antaa tarjouksen ja samalla palvelulupauksen, jossa sitoutuu ilmoittamaansa laatuun ja vastuullisuuteen. Myös Koljonen painotti sopimusten seuraamisen tärkeyttä. Jos esimerkiksi luvattu taso luomutuotteiden käytölle ei toteudu, tulee tilaajan puuttua asiaan ja tarvittaessa tulee voida käyttää sanktioita.
Keskustelulle jatkoa
”Olihan meillä paljon tärkeää asiaa, aika oli ihan liian lyhyt!” –totesivat verkostotapaamiseen osallistuneet. Tapaamisesta saadun palautekyselynkin perusteella tämän tyyppiset verkostotapaamiset ihan livenä koettiin erittäin tärkeäksi ja tapaamisille on jo pohdittu jatkoa. Valitettavasti osa tilaisuuteen ilmoittautuneista joutui viime hetkellä perumaan tulonsa juuri tulleen koronakriisitiedon vuoksi.
